Génération de métadonnées et résumés pour archivage
L'archivage des documents nécessite la saisie de métadonnées descriptives (auteur, date, sujet, mots-clés, résumé) qui est rarement effectuée de manière exhaustive par les collaborateurs. Les archives deviennent alors difficiles à exploiter et les obligations de conservation réglementaire sont mal respectées.
Le flux automatisé
Un processus structuré pour des résultats rapides et fiables.
Sélection des documents à archiver
Identification automatique ou manuelle des documents arrivant en fin de cycle de vie et nécessitant un archivage.
Analyse et extraction
L'IA analyse le contenu de chaque document pour en extraire les informations descriptives : sujet, auteurs, dates clés, entités mentionnées.
Génération des métadonnées
Production automatique d'une fiche descriptive complète : résumé, mots-clés, catégorie, durée de conservation, niveau de confidentialité.
Archivage enrichi
Transfert du document et de sa fiche descriptive vers le système d'archivage, prêt pour une recherche et une restitution facilitées.
Résultats concrets
Opérationnel en 3 à 4 semaines
De la spécification au déploiement, avec des résultats visibles dès les premières semaines.
Questions fréquentes - Génération de métadonnées et résumés pour archivage
Autres flux Gestion Documentaire
Classification et indexation automatique
Le classement manuel des documents entrants est une tâche répétitive et source d'erreurs. Les collaborateurs perdent un temps considérable à catégoriser, nommer et taguer chaque document, ce qui entraîne des incohérences dans l'arborescence et complique la recherche ultérieure.
Recherche sémantique dans les bases documentaires
Les moteurs de recherche classiques par mots-clés ne retrouvent qu'une fraction des documents pertinents. Les collaborateurs reformulent leurs requêtes, parcourent des dizaines de résultats non pertinents et finissent souvent par solliciter un collègue pour localiser l'information recherchée.
Synthèse de documents longs
Les rapports annuels, études sectorielles et manuels techniques représentent des centaines de pages que les décideurs n'ont pas le temps de lire intégralement. L'information clé reste enfouie dans des documents volumineux, ralentissant la prise de décision et la diffusion des connaissances.
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